Conseils pour rédiger un mandat de représentation

La communication efficace, c’est la clé d’une bonne relation juriste-client. Mais comme de nombreux juristes sont mal préparés pour parler des aspects financiers du mandat de représentation en justice ou réticents à en discuter, le Sous-comité de déontologie et de responsabilité professionnelle de l’Association du Barreau canadien (ABC) a mis au point une ressource exhaustive : la Trousse d’outils sur les honoraires et les mandats — Respect des obligations déontologiques.

Cette trousse fait ressortir les obligations déontologiques rattachées aux mandats de représentation en justice et aux honoraires, et propose aux juristes en pratique privée des commentaires, des ressources et des pratiques exemplaires.

« Les barreaux reçoivent beaucoup de plaintes de clients, explique Jennifer Biernaskie, présidente du sous-comité. Nous avons donc pensé qu’il serait utile, en particulier pour les praticiens inexpérimentés ou exerçant seuls, d’avoir une ressource expliquant comment établir une relation juriste-client. » Le guide des pratiques exemplaires présente des ressources et suggestions utiles pour la rédaction de lettres de mandat de représentation en justice et la détermination des modalités financières.

Selon M^e Biernaskie, la trousse attire l’attention sur certains éléments qui pourraient échapper à quelqu’un qui rédige un mandat de représentation en justice à partir de zéro, comme la façon de régler les conflits pouvant survenir entre le juriste et son client, ou les documents à conserver après la fermeture du dossier. « [C’est] une ressource qui présente les nombreux éléments à prendre en compte dans un mandat de représentation en justice, souligne M^e Biernaskie. Mais nous expliquons aussi leur raison d’être, pour que les gens puissent se faire leur propre idée et décider s’ils veulent les intégrer à leur mandat. »

M^e Biernaskie, avocate plaidante lors de litiges commerciaux pour le cabinet McLennan Ross, à Calgary, insiste sur l’importance de tout clarifier et de vérifier que le juriste et son client potentiel sont sur la même longueur d’onde dès le départ en ce qui concerne leur relation. La trousse essaie d’assurer un équilibre entre les intérêts du juriste, qui veut bien faire son travail, et ceux du client, qui a besoin qu’on lui communique clairement ce à quoi s’attendre.

« [La trousse] est à utiliser de concert avec d’autres que nous avions créées, ajoute-t-elle. Par exemple, nous avons une trousse sur les conflits, et comme la méthode d’acceptation des clients et les modalités des mandats de représentation en justice se recoupent, […] on peut voir comment tout s’imbrique. »

La trousse est divisée en six sections :

• Communiquer avec les clients potentiels
• Mandats — Traitement des aspects financiers
• Modalités des honoraires
• Pratiques de facturation
• Litiges concernant les honoraires
• Mettre fin à la relation juriste-client — Considérations financières

Chaque section contient des liens vers des ressources et des renvois aux règles de différents barreaux. Katrina Haymond, qui a rédigé la trousse avec Kimberly Precht, avocate travaillant elle aussi chez Field Law, à Edmonton, explique que la première section « Communiquer avec les clients potentiels » définit la portée des services du juriste.

« Quelles sont les modalités de paiement de mes honoraires? S’agit-il d’un tarif fixe ou horaire? Pourquoi fait-on appel à mes services? Qui donne les directives? Quels sont mes pouvoirs? »

Les réponses à ces questions sont ensuite intégrées au mandat de représentation en justice. « Il y a une tonne de choses dont il faut tenir compte, et nous donnons beaucoup d’exemples montrant à quoi ressemble le mandat de représentation en justice à différents endroits », précise M^e Haymond.

Dans la section sur les aspects financiers des mandats de représentation en justice, on trouve une liste complète de ce que doit contenir le mandat : calcul des honoraires, échéancier de facturation et calendrier provisoire. Le mandat doit également préciser les mesures cruciales à prendre et par qui ces mesures seront prises.

La section sur les honoraires traite des litiges concernant ceux-ci, pour lesquels chaque province ou territoire a son propre processus de résolution. On y explique comment prévenir les litiges.

« Les juristes hésitent souvent à parler de ces questions, se désole M^e Haymond. Certains d’entre eux n’ont tout simplement pas les compétences requises pour s’y lancer. Ainsi, quand une personne n’a pas bénéficié de mentorat ou n’est pas outillée, elle ne sait pas comment procéder et n’a pas les aptitudes nécessaires. » Qui plus est, il est parfois malaisant d’aborder le sujet. « Allez savoir pourquoi, certains trouvent déplacé de parler de choses ordinaires, comme les modalités d’un mandat ou les aspects financiers de ce dernier. »

Les juristes exerçant seuls ou dans de petits cabinets n’ont pas toujours accès à des ressources. « C’est pourquoi nous voulons nous assurer que le manque de connaissances ou d’informations n’est pas un obstacle et donner à plus de gens les outils de base nécessaires pour respecter leurs obligations déontologiques », explique M^e Haymond.

M^e Biernaskie décrit la trousse de l’ABC ainsi : « Ce sont des documents réellement utiles, surtout quand on exerce dans un petit cabinet qui n’a pas forcément beaucoup de précédents et d’expériences du genre, ou quand on commence dans le métier. Vous n’avez qu’à les imprimer et à les garder dans un cartable sur votre bureau. Vous verrez : vous les consulterez plus souvent que vous ne l’auriez cru. »