Pratiques exemplaires pour protéger le secret professionnel

Les juristes ont un devoir déontologique de protéger la confidentialité de leurs communications avec leurs clients. Cependant, la capacité de s’acquitter de ce devoir peut parfois être minée, qu’il s’agisse d’une saisie de votre téléphone effectuée par un agent des services frontaliers ou de l’envoi par quelqu’un à une autre personne d’un courriel qu’elle n’aurait pas dû recevoir.

Un groupe de discussion lors de la récente conférence de l’ACCJE à Toronto a abordé les questions particulières auxquelles font face les juristes d’entreprise par rapport au secret professionnel. Outre leurs fonctions de conseillers juridiques, ils sont fréquemment amenés à prodiguer des conseils dans le domaine des affaires, et il peut s’avérer difficile de démêler l’écheveau des deux fonctions de façon parfaitement intelligible pour tous.

« Le secret professionnel est une protection que les juristes appliquent aux renseignements qu’ils recueillent et aux conseils juridiques qu’ils prodiguent afin de les dissimuler à la vue des tribunaux et des avocats des parties opposées », a déclaré l’animateur Steven Rosenhek, associé dans le cabinet Fasken, commanditaire du groupe de discussion auquel participaient également Mark Pontin, associé dans le cabinet Fasken, Judy Naiberg, vice-présidente, services juridiques, Rogers Communications, et Anthony Ruffalo, gestionnaire et chef du contentieux, Honda Canada.

L’astuce, a dit Me Rosenhek, est de mettre en œuvre des politiques au sein de l’entreprise pour mieux protéger le secret professionnel et adapter cette protection au plus près des besoins particuliers. Alors que la discussion visait spécifiquement les obligations des juristes d’entreprise, le groupe a proposé des pratiques exemplaires qui pourraient être mises en œuvre par tous les juristes.

Globalement

• Pensez-y tout le temps  « Les gens d’affaires avec lesquels nous traitons ne pensent peut-être pas constamment au secret professionnel, mais ce n’est pas notre cas », a déclaré Me Naiberg. « Il est facile d’oublier à quel point il est important, jusqu’à ce qu’il soit trop tard. »
• La formation est cruciale  Lorsque vous avez des discussions avec des clients au cours desquelles vous leur donnez, entre autres, des conseils juridiques, énoncez les règles dès le départ concernant la façon dont vous allez traiter la discussion, par exemple dans le procès-verbal de la rencontre.
• Instituez le secret très tôt  En présence de plusieurs parties, mettez en place une entente d’intérêt commun dès que possible.

Dans les courriels

• Les copies conformes invisibles se multiplient comme des mauvaises herbes N’utilisez jamais de copies conformes invisibles lorsque vous envoyez des renseignements confidentiels, a déclaré Me Pontin, qui a fait remarquer que l’une façons pour les tribunaux d’évaluer s’il y a eu renonciation au secret est d’examiner le degré de soin apporté au maintien de la confidentialité des documents. N’envoyez de courriel contenant des renseignements confidentiels qu’aux personnes qui ont vraiment besoin d’en prendre connaissance.
• Cela vaut la peine d’essayer d’annuler un courriel envoyé par erreur « Tout ce qui peut prouver votre intention vous sera utile en fin de compte », a déclaré Me Rosenhek. Une personne présente à la discussion a cependant averti que si vous traitez avec les tribunaux américains, un avocat américain est tenu d’utiliser les renseignements devant les tribunaux, même s’il les a reçus par erreur.
• Identifiez vos courriels Inscrivez « CONFIDENTIEL » et « NE PAS FAIRE SUIVRE » dans la ligne d’objet (oui, en majuscules, vous voulez vraiment le crier) et veillez à le répéter dans la première ligne du corps de votre courriel.
• Ne criez jamais au loup concernant le secret professionnel Me Pontin a affirmé qu’il pense à tout du point de vue du contentieux. « Comment vais-je prouver cela au juge? » Si c’est marqué « confidentiel », cela devrait prouver votre intention face à un juge. Cependant, n’apposez pas cette mention sur tout et n’importe quoi sous peine de perdre la confiance du juge. « Je n’essaie pas de dissimuler sous le sceau du secret des choses qui sont clairement hors de sa portée, car cela pourrait me nuire plus tard. »

En bref

Pendant les réunions

• Sachez à l’avance si les personnes qui sont invitées à y assister peuvent recevoir des renseignements confidentiels. Si ce n’est pas le cas, demandez à ces personnes de quitter la salle, ou abordez le sujet en privé après la réunion.
• Dans les procès-verbaux, présentez la discussion comme une discussion juridique : « il s’agissait d’une réunion organisée pour que je puisse fournir des conseils juridiques sur des points particuliers ».
• Envoyez un courriel après le fait pour résumer : « c’est ce qui a été discuté, et c’est les conseils qui ont été prodigués ».
  • Demandez aux personnes présentes de ne pas prendre de notes, proposez de fournir un résumé après la réunion.
  • S’il s’agit d’une discussion à la fois d’affaires et juridique par exemple, prenez des notes séparées et demandez aux personnes qui prennent des notes de faire la même chose.

À la frontière

• Établissez une politique au sein de votre organisation pour régir les déplacements avec des renseignements protégés par le secret professionnel.
• Consultez votre personnel technique pour qu’il mette en place une procédure sécurisée pour accéder aux renseignements à distance afin d’éviter de les stocker sur votre appareil.
• Ayez des appareils distincts pour l’utilisation professionnelle et l’utilisation personnelle.

• Pour obtenir davantage de renseignements concernant le franchissement des frontières lorsque vous êtes en possession de renseignements confidentiels, veuillez consulter la nouvelle trousse d’outils de l’ABC intitulée « Alerte aux frontières! ».