Du temps en face à face

Pour les stagiaires et les juristes de première année, même en temps normal, il est difficile d’attirer l’attention de juristes chevronnés qui sont en mesure de leur faire des commentaires constructifs et de leur offrir du travail intéressant. Dans un environnement de travail virtuel, c’est encore plus difficile. Il n’est donc pas surprenant que les jeunes juristes aient du mal à obtenir les ressources dont ils ont besoin pour développer leurs compétences en ce moment.

« Les juristes de première année vivent un sentiment d’incertitude accru en ce moment, car ils doivent en outre apprendre à naviguer dans la dynamique du bureau virtuel », affirme Kanika Sharma, avocate du groupe des services commerciaux et financiers aux entreprises du bureau d’Ottawa de Borden Ladner Gervais.

M^e Sharma a terminé son stage auprès de BLG en juin et s’est jointe au cabinet à titre d’avocate au début de septembre. Elle vit dans un appartement d’une chambre à coucher avec son conjoint qui étudie en droit à temps plein. Pour leur donner à tous les deux l’espace nécessaire pour travailler, elle a choisi de se rendre au bureau deux à trois jours par semaine.

Même au bureau, toutes ses interactions avec ses collègues se produisent virtuellement, par appel vidéo, messagerie instantanée ou téléphone. La collaboration passe entièrement par l’écran.

« Alors que normalement, nous serions assis dans un bureau à passer chaque ligne d’un contrat au peigne fin, les avocats d’expérience ont plutôt trouvé le moyen de partager leur écran afin que l’on puisse examiner ensemble à distance le contenu des nouveaux contrats », explique-t-elle.

Selon elle, il demeure toutefois difficile de poser des questions plus complexes et de recevoir de la rétroaction en travaillant en ligne.

« BLG a une politique de porte ouverte : quand tout le monde est au bureau, il est facile d’approcher un collègue et de lui demander quelques minutes de son temps. En mode virtuel, demander à quelqu’un quelques minutes de son temps semble beaucoup plus formel, car il faut envoyer une demande de réunion ou un courriel. Inversement, envoyer des messages au moyen de la plate-forme de messagerie instantanée interne pour demander une rétroaction personnalisée peut sembler un peu trop informel », dit-elle. « Il y a certainement un équilibre à trouver dans les communications en ligne, en particulier lorsqu’il s’agit d’obtenir une rétroaction en temps utile. »

« Il est primordial d’avoir l’initiative de solliciter du travail et d’ensuite demander à obtenir des commentaires sur notre travail », affirme Avery Yandt, stagiaire au sein du cabinet Nelligan O’Brien Payne, à Ottawa. Elle est en télétravail la plupart du temps, mais passe un jour ou deux au bureau.

« Je trouve que le chat vidéo est essentiel parce qu’il est un peu plus personnel et vous permet d’établir une relation plutôt qu’une simple communication par courriel », déclare M^e Yandt. « Je peux chatter avec quelqu’un si j’ai une question, si je suis intéressée par un domaine dans lequel la personne travaille ou si je veux avoir son avis à propos d’une situation en cours. »

Kevin Coon, associé au sein du cabinet Baker McKenzie, à Toronto, affirme que les juristes plus expérimentés doivent rester « consciemment connectés » et donner aux jeunes juristes un travail valorisant et une rétroaction utile.

« Dans le cours normal des choses, les avocats n’ont pas la réputation de faire du bon travail en matière d’évaluation de rendement et de rétroaction, ce qui est d’autant plus difficile dans les circonstances que nous connaissons actuellement », affirme-t-il. « Nous avons essayé de mettre en place une structure qui offre des espaces sûrs qui permettent une rétroaction honnête et franche, et nous prenons des mesures supplémentaires pour nous assurer que les gens reçoivent la formation et accèdent à l’environnement dont ils ont besoin, y compris l’accès aux ressources pour rester en bonne santé mentale. »

Depuis mars, Baker McKenzie exerce l’ensemble de ses activités au moyen du télétravail. M^e Coon dit par ailleurs qu’il va au bureau un ou deux jours par semaine. Un retour prévu au bureau a été amorcé au début de septembre, mais en gros, tout le monde travaille encore de la maison.

« Nous avons ouvert de façon progressive, ce qui permet à un maximum de 25 % des effectifs de venir au bureau au cours d’une semaine donnée. Les gens ont le loisir de venir ou non, selon leur propre zone de confort. Reste que depuis que nous avons instauré cette façon de faire, juste après la fête du Travail, nous n’avons toujours pas atteint 25 % en une semaine », dit M^e Coon.

Le cabinet a organisé une série de séances virtuelles de discussions ouvertes par région pour les avocats et les associés. Notamment, la semaine dernière, un psychologue a été invité à participer à une séance traitant d’enjeux qui découlent du télétravail, des façons de gérer son stress, des questions de flux de travail, ainsi que de l’obtention et de l’offre de rétroaction.

Approchez volontairement quelqu’un

Veiller à ce que les jeunes juristes développent leurs compétences comme il se doit est une priorité pour le cabinet d’avocats spécialisé en litige Lenczner Slaght.

« Nous rappelons aux associés de communiquer autant qu’ils le peuvent avec les avocats. Il nous faut reconnaître que nous devons être beaucoup plus proactifs à ce sujet – je ne pense pas qu’un cabinet puisse prétendre qu’il est facile de le faire, car ce n’est pas le cas », affirme Monique Jilesen, associée au cabinet Lenczner Slaght. « Il est difficile, si vous en êtes à votre première année, d’approcher un collègue si vous n’avez pas l’occasion de le croiser en personne dans les couloirs du bureau. »

Chez Lenczner Slaght, presque tout le monde fait du télétravail. Sur les 180 personnes qui travaillent au cabinet, environ 25 sont au bureau au cours d’une journée normale. La principale raison pour laquelle les avocats se rendent au bureau est l’utilisation des salles d’audience virtuelles pour les procès ou les requêtes plus longues.

« Il ne s’agit pas d’une situation où les associés sont au bureau, alors que les avocats travaillent de la maison », dit M^e Jilesen. « Depuis six mois que dure la situation, nous faisons toutes les choses que nous faisions avant, mais d’une manière différente. Avec le mentorat en litige, nous nous assurons que nos collègues accumulent de l’expérience en plaidoirie, peu importe comment. Bon nombre de nos avocats ont eu l’occasion de participer à des audiences et à des interrogatoires préalables virtuels. »

Lenczner Slaght a également normalisé des vérifications régulières de la charge de travail des avocats.

« Nous leur avons demandé de nous faire savoir s’ils reçoivent trop de travail ou s’ils peuvent en prendre plus. Si pendant deux semaines d’affilée, nous constatons qu’une personne dit avoir trop de travail, nous vérifions pour voir si elle a besoin de soutien. Je pense qu’il est positif pour les avocats et l’ensemble du cabinet que nous fassions de notre mieux pour gérer la charge de travail », affirme M^e Jilesen.

Le directeur du recrutement juridique du cabinet offre également des conseils aux associés sur la façon de donner une rétroaction utile dans un contexte virtuel. Le directeur du développement des affaires a également rencontré les avocats pour discuter de leurs plans en matière de développement des affaires et de marketing.

Faîtes de l’autopromotion

Pour être en mesure de se distinguer, Michael Bury de Blue Pond Coaching est d’avis que les jeunes juristes doivent adopter les médias sociaux et afficher un contenu original qui sera utile à leurs clients et attirera l’attention des associés du cabinet.

« Si vous essayez d’attirer un type de client particulier dans le cabinet, rédigez un article sur un développement récent du droit dans le domaine qui les intéresse et faites en sorte qu’il soit publié », affirme-t-il. « Il faut être proactif pour se montrer un leader influent et s’assurer que l’article circule aux bons endroits. Les cabinets ont des bulletins internes et des blogues. Une présence régulière sur ces canaux de communication vous permettra de sortir du lot. »