En tant que juriste devant composer avec une liste interminable de choses à faire, il peut être facile de remettre certaines tâches à demain. Toutefois, la procrastination n’est pas une bonne habitude à prendre.
La clé pour les nouveaux juristes consiste à acquérir les compétences nécessaires pour gérer leur pratique le plus efficacement possible, croit Allison Wolf, présidente de Shift Works Strategic inc., un service d’accompagnement pour juristes situé en Colombie-Britannique.
« De solides bases en gestion de cabinet vous aideront à accomplir votre travail en bonne et due forme et vous éviteront la tâche ingrate d’avoir à résoudre les problèmes que vous avez créés », précise-t-elle. « Le droit est déjà assez éprouvant pour que vous y mettiez votre grain de sel. »
Mme Wolf a quelques conseils à prodiguer aux juristes sur les façons de conjurer la procrastination :
1. Examinez les tâches que vous remettez à plus tard
La première étape, selon Allison Wolf, est de déterminer les types de tâches que vous remettez à plus tard.
L’une des habitudes essentielles que les juristes devraient adopter est de créer régulièrement une liste de choses à faire, affirme-t-elle.
« Une excellente façon de déterminer ce qui vous fait procrastiner est de prendre note des éléments dont vous ne vous occupez pas sur votre liste de choses à faire. La solution à adopter à ce sujet varie en fonction de ce qui vous fait procrastiner. »
2. Déterminez les raisons de votre tergiversation
Une fois que vous avez déterminé les tâches précises que vous ne semblez pas être capable d’accomplir, déterminez les raisons de votre tergiversation.
Par exemple, certains juristes remettent à plus tard les dossiers qui ne sont plus urgents.
« Un avocat que je connais ne s’occupe pas de ses dossiers dans leur intégralité à partir du moment où ils ne sont plus urgents. Il ne lui reste qu’un petit détail pour les clore, mais il les laisse de côté parce qu’ils ont perdu leur caractère urgent », explique Mme Wolf.
Certains juristes remettent également à plus tard la gestion de tâches ou de dossiers stressants.
« Il s’agit des dossiers qui vous stressent réellement, soit parce que le client est une personne difficile et qu’un appel téléphonique désagréable vous attend, soit parce que vous ne connaissez pas la réponse et vous ne savez pas quoi faire ».
La distraction est une autre raison qui explique la tergiversation de certains juristes, ajoute Mme Wolf.
« Un dossier qui vient tout juste de vous être confié peut susciter tout votre enthousiasme. Par conséquent, tout ce qui est nouveau et attrayant finit par attirer votre attention, au détriment de vos autres dossiers. »
3. Cernez les pièges mentaux
Allison Wolf recommande ensuite aux juristes de cerner les processus cognitifs qui les amènent à procrastiner.
Par exemple, s’ils remettent à plus tard la dernière étape d’un dossier qui est presque clos, le piège mental pourrait être l’idée préconçue que le travail peut être effectué à un moment ultérieur, lorsqu’ils auront plus de temps.
Cependant, voici ce qu’elle a à dire à ce sujet : « Dans un cabinet de juristes occupé, demain n’existe pas, et vous ne disposez jamais de longues périodes de disponibilité ».
4. Établissez les priorités et concentrez-vous
Lorsque vous pratiquez le droit, plusieurs tâches requièrent souvent que vous vous y attardiez. Il est néanmoins essentiel d’établir les tâches prioritaires et de décider celle sur laquelle vous concentrer.
Mme Wolf recommande d’examiner les éléments qui génèrent votre procrastination et de réfléchir à la tâche dont vous devez vous occuper en premier. Si trois affaires vous font procrastiner, demandez-vous laquelle d’elles va avoir le plus grand impact sur votre situation ou sur celle de quelqu’un d’autre.
5. Devinez précisément la prochaine étape
« Si vous avez tendance à remettre à plus tard des tâches importantes, une autre bonne stratégie à adopter consiste à réfléchir précisément à ce qui constitue la plus petite étape suivante. »
Il est important d’avoir une liste écrite de choses à faire, déclare Mme Wolf. « Ne gardez pas vos mesures à prendre dans votre tête. Dans la mesure du possible, limitez la liste de tâches à faire à la prochaine action réalisable. N’utilisez pas le nom du projet, mais la tâche qui doit être faite ou l’étape d’un grand projet qui doit être effectuée », ajoute-t-elle.
Elle recommande d’inscrire cette étape précise sur votre liste de choses à faire. Idéalement, vous devriez vous en occuper en premier au début de votre journée de travail.
« Considérez les éléments écrits de votre liste de choses à faire comme un projet et non comme une étape précise. Décortiquez les tâches pour établir avec précision les prochaines étapes. Contentez-vous ensuite de vous occuper de la prochaine étape avant de prendre en note la tâche suivante et de vous en occuper ».
6. Prenez une pause de dix minutes
Allison Wolf recommande de prendre tous les jours 10 ou 15 minutes pour vous consacrer à une tâche que vous remettez à plus tard, comme un appel téléphonique que vous repoussez constamment, du travail d’archivage qui doit être fait ou la prochaine petite étape précise de l’un de vos dossiers indésirables.
« Vous avancerez progressivement, peu à peu, pour vous en débarrasser. Cochez ensuite un élément lié à cette tâche sur votre liste de choses à faire et poursuivrez votre travail le lendemain ».
Il est essentiel de ne pas attendre d’avoir une longue période sans interruption.
Mme Wolf recommande plutôt de prendre dix minutes entre deux tâches et de simplement renouer avec votre travail.
Elle compare cette stratégie à un sprint.
7. Réalisez que progrès ne signifie pas perfection
« La procrastination, c’est comme la mauvaise herbe dans un jardin. Vous pouvez la contrôler, mais vous ne pouvez jamais l’éliminer complètement », cite Mme Wolf en référence à l’ouvrage The Procrastination Equation: How to Stop Putting Things Off and Start Getting Stuff Done, de Piers Steel.
« Vous ne réussirez jamais à éradiquer la procrastination, mais vous pouvez la réduire. Vous devez vous mettre en marche plus promptement, avoir conscience de ce qui vous fait traîner des pieds et passer à l’action plus rapidement », recommande Allison Wolf.
Un cabinet de juristes qui connaît du succès est un cabinet de juristes occupé où il y a des débordements de tâches à accomplir et où surgissent des affaires urgentes qui doivent être réglées, affirme-t-elle.
« Il est très important que vous ne contribuiez pas à la création de telles affaires. Ne rendez pas votre travail plus ardu et ne rendez pas votre vie plus difficile en créant vos propres situations d’urgence ».
