Recourir à l’IA pour résumer les rencontres avec les clients

Le client critique souvent son avocat quand il perd son procès ou échoue à conclure un marché, lui reprochant de ne pas lui avoir proposé telle ou telle option ou de ne pas avoir suivi ses instructions, ce que réfutera l’avocat. Souvent, ces différends se retrouvent devant l’ordre professionnel.

Les juristes tâchent d’éviter ce problème en notant les propos échangés avec leur client. Cela va du courriel suivant un bref appel téléphonique pour confirmer la teneur des propos du client à la rédaction détaillée d’une lettre d’opinion en bonne et due forme.

Dans tous les cas, cela prend du temps et ajoute au coût du mandat de représentation, surtout s’il faut prendre des notes pendant une réunion pour les analyser ensuite, sans compter le risque d’erreurs si les notes ou les souvenirs de l’avocat ne sont pas extrêmement précis.

Certains juristes commencent à essayer l’IA pour rendre ce processus plus fiable et efficace. Il existe différents outils et applications pouvant facilement enregistrer une conversation avec un client et produire une transcription ainsi qu’un résumé en plusieurs versions.

Cela peut faciliter et accélérer la production, pour le client, d’un résumé plus exact des conseils du juriste et des instructions reçues, et ce, à moindre coût.

Toutefois, cela soulève des questions éthiques et pratiques. Est-ce acceptable d’enregistrer les propos du client à l’aide de l’IA, même avec son consentement? Le client voudra-t-il seulement être enregistré?

Solutions techniques et obligations déontologiques

D’abord, comment faire?

Tous nos téléphones ont des applications pouvant enregistrer une conversation et produire un fichier audio. On pourrait alors verser ce fichier dans un outil gratuit d’IA comme ChatGPT pour obtenir une transcription ou un résumé de la conversation en plusieurs points principaux.

Or, les directives des ordres professionnels de juristes sur l’utilisation de l’IA générative – comme celles du Barreau de la Colombie-Britannique – sont claires : l’obligation de confidentialité et le devoir de franchise nous obligent à déclarer toutes nos utilisations de l’IA et à obtenir le consentement éclairé du client pour toute utilisation de ses renseignements personnels.

En Colombie-Britannique, le barreau permet dans ses directives l’utilisation d’une plateforme en ligne comme ChatGPT – avec le consentement éclairé du client –, mais il y a mieux : utiliser un outil qui ne télécharge aucune information du client dans le nuage. Cela aussi exigerait son consentement éclairé, mais le client sera peut-être plus à l’aise avec cette solution.

Par exemple, Plaud.ai offre un produit qui enregistre les conversations et génère des résumés par IA en une seule étape. Sa politique de confidentialité prévoit que les enregistrements ne sont stockés que dans le dispositif, mais lors de la transcription et de la génération du résumé, il « peut être nécessaire de les téléverser dans des serveurs pour leur traitement ». Dans ce cas, « tout le processus de transmission est crypté et les renseignements de l’utilisateur sont anonymisés. »

Si vous avez un Mac avec une puce M1 ou meilleure, ou un iPhone avec Apple Intelligence, ça fonctionne à peu près de la même façon. L’enregistrement et le traitement par IA peuvent être conservés dans l’appareil seulement, sauf les « demandes plus complexes », qui sont alors transmises dans ce qu’Apple nomme Private Cloud Compute. 

Dans ce cas, Apple précise que « seules les données pertinentes à votre demande sont traitées dans les serveurs alimentés par le silicium d’Apple avant d’être supprimées ».

Considérations pratiques

Il est vrai que l’idée d’être enregistré peut faire peur. Cela peut rendre quelqu’un mal à l’aise ou méfiant. Beaucoup de juristes seraient portés à penser que c’est une mauvaise idée de demander au client son consentement à être enregistré en vue de générer un résumé par IA quand tout peut arriver aux données sensibles produites, malgré ce qu’affirment Apple et les autres. Alors, pourquoi mettre un client dans cette situation?

Une réponse : l’amélioration du service au client – des résumés plus précis de ce qui a été dit, produits plus rapidement et à coût moindre. Au client de décider!

Si cela signifie l’économie de plusieurs heures facturables lors d’un mandat de représentation, certains clients seront probablement d’accord avec l’utilisation de l’IA à cette fin.

Mais pas tous les clients seront d’accord, et c’est normal. Cela ne veut pas dire que cette utilisation de l’IA est une mauvaise idée. Cela signifie que nous explorons des avenues nouvelles, et que beaucoup dépend du degré de connaissance que le client a de l’IA et de son degré de confiance à l’égard de celle-ci.

L’IA va probablement finir par s’acquitter d’une plus grande part du travail de transcription audio en droit. Un bon point de départ, c’est de voir quelle serait la meilleure solution pour le client.