Partir à son compte
Vous pensez faire le saut? Voici ce qui vous attend.
L’ouverture de son propre cabinet nécessite beaucoup de planification. Toutefois, le jeu en vaut la chandelle pour ceux qui veulent bénéficier de la souplesse qu’apportent la création et l’exploitation d’une entreprise. « La pratique solo est formidable », affirme Monique Shebbeare, avocate de Vancouver en droit successoral et en droit relatif à la fertilité. « On a la liberté d’organiser les choses à notre façon. »
Avant de se lancer à son compte, Me Shebbeare a exercé dans un cabinet national, puis dans un petit cabinet d’avocats. Être aux commandes de son bureau lui permet de décider combien d’heures elle travaille et combien elle gagne. « J’ai connu des périodes de vache maigre au début, mais les affaires ont débloqué la troisième année », avoue-t-elle.
Planifier avant d’agir
Comme les tribunaux sont fermés et bien des clients éventuels sont confinés dû à la pandémie de COVID-19, ce n’est pas le moment idéal pour partir solo. Cependant, selon Me Adam Baker, avocat généraliste solo à Corner Brook (Terre-Neuve-et-Labrador), c’est le moment tout indiqué pour commencer à planifier son démarrage. La crise chamboulera nos vies, mais « pourrait aussi créer des débouchés », ajoute-t-il. « Nous sommes plus à l’abri des récessions que d’autres secteurs. »
Visualiser préalablement son bureau est un bon point de départ.
« Analysez le marché et vérifiez s’il y a la place pour votre bureau. Après, revenez aux sources », conseille Me Baker. « Vous devez savoir quel type de droit vous allez exercer avant d’évaluer vos besoins en infrastructure. »
Il ajoute que six à huit semaines suffisent pour ouvrir son cabinet. « Fixez-vous une date et faites tout pour l’atteindre. Cet objectif vous aidera à focaliser votre attention. »
L’image de marque est l’un des premiers aspects sur lesquels Me Baker s’est penché, lorsqu’il a lancé son cabinet il y a quatre ans, après avoir été avocat au sein d’un cabinet de pratique générale de taille moyenne. « Quelle image voulez-vous dégager? Quelles valeurs voulez-vous que les gens associent à votre entreprise? »
Pratique à domicile ou dans un bureau?
Sachant qu’il voulait exercer en litige et en droit transactionnel, Me Baker a vite écarté l’idée de travailler à domicile, puisqu’il avait besoin d’espace pour accueillir ses clients et les témoins, mener ses interrogatoires préalables et préparer des documents. Il s’est tourné vers un bureau ayant pignon sur rue sachant que bien des clients voudraient le rencontrer en personne.
Son plan d’affaires général présente une estimation de ses dépenses mensuelles (loyer, services publics, abonnement à des logiciels, assurances, salaires du personnel, etc.). Heureusement, il précise qu’un avocat solo n’a pas beaucoup de dépenses en immobilisations. Ses plus grandes dépenses ont été le mobilier et les appareils électroniques. Une fois le bail signé, il suffit d’« accrocher votre enseigne et le tour est joué ».
Il s’est ensuite penché sur le déroulement des activités de son cabinet. « Mon local devait pouvoir compter au moins six éléments : une réception, une aire de travail pour au moins un adjoint, une salle de conférence assez grande pour les réunions, une aire réservée à la préparation de documents, un grand espace de rangement pour les dossiers et un bureau fermé pour moi. J’en ai déduit que j’avais besoin d’environ 800 à 1 000 pieds carrés. »
Il est aussi possible de louer un bureau intégré, qui consiste généralement en un étage dans un édifice exploité par un tiers qui loue des bureaux individuels à des gens d’affaires et leur fournit la réceptionniste, le mobilier et le matériel de bureau. « Ces bureaux dégagent du professionnalisme, en plus d’offrir une plus grande souplesse, car ils sont habituellement loués au mois », explique Me Shebbeare, qui a privilégié cette option pour lancer sa pratique solo. Elle n’a eu qu’à se procurer qu’un système informatique.
Lorsqu’elle s’est lancée en solo, elle a eu la chance de rencontrer deux conseillers financiers qui cherchaient quelqu’un à recommander à des clients pour leurs testaments. D’autres avocats lui ont aussi donné du travail, puisque « beaucoup d’autres cabinets, surtout les plus gros, ne font pas de planification successorale ».
Autres démarches préalables
- Trouvez le nom de votre cabinet et assurez-vous d’avoir un nom de domaine Internet, un site Web, un numéro de téléphone, une adresse courriel et des cartes professionnelles. Informez le Barreau du nom de votre bureau et décidez si vous voulez constituer votre entreprise en personne morale.
- Téléphonez à l’Agence du Revenu du Canada pour obtenir votre numéro d’entreprise, puis ouvrez un compte bancaire et commandez des chèques. « Faites attention lorsque vous ouvrez votre compte bancaire… Souvent, les banques ne comprennent pas très bien les comptes en fiducie », met en garde Me Baker.
- Prenez des mesures pour offrir le paiement par carte de crédit. Le logiciel de gestion du cabinet de Me Baker est associé à LawPay, qui permet aux avocats d’accepter des paiements par carte de crédit. Me Shebbeare utilise quant à elle un terminal de point de vente, mais elle ne peut plus recevoir de clients en personne depuis le début de la pandémie. Elle recommande donc plutôt de créer un portail en ligne. Elle conseille aux avocats de faire très attention à la façon dont est entrée l’information pour les paiements par carte de crédit. « Si vous recevez des provisions, elles doivent aller dans votre compte en fiducie », précise-t-elle.
- Trouvez-vous un comptable et des assureurs sans tarder. Un bon comptable est indispensable pour veiller à ce que votre cabinet respecte toutes les règles du Barreau. Me Baker a commencé à chercher un adjoint tout de suite après avoir décidé de lancer sa pratique et a embauché une personne qualifiée en tenue de livres et en informatique. « Je n’insisterai jamais trop sur l’importance qu’a eue pour moi l’embauche dès le début d’une employée très compétente qui pouvait se débrouiller seule. Elle ne m’a pas demandé beaucoup de microgestion », souligne-t-il.
Après avoir commencé avec un logiciel juridique dispendieux, Me Baker s’est tourné vers PracticePanther, une application de gestion de cabinet d’avocats infonuagique, qui peut être accessible de l’extérieur et ne nécessite pas de grande infrastructure informatique. « Vous n’avez aucun logiciel à télécharger sur votre ordinateur. Ainsi, s’il brise, vous n’avez pas besoin de perdre de temps à le réparer pour tout récupérer. »
Le marketing est un volet primordial en affaires qui prend souvent la forme du bouche-à-oreille pour les petits cabinets, selon Me Baker. « Dès que j’ai décidé de faire le saut et que tout le monde le savait, j’ai commencé à faire des appels. »
Il a également communiqué avec d’autres avocats locaux pour les informer de ses plans et affirme que les gens se sont montrés très accueillants et disposés. Il fait maintenant partie d’un réseau d’avocats qui se recommandent mutuellement des clients. La grande partie de son travail vient désormais du bouche-à-oreille et des recommandations de ses pairs.
Par ailleurs, il a accordé beaucoup d’importance au Code de déontologie du Barreau, qu’il a lu de plus près et en prenant bien note des règles comptables. « La pire chose à faire est de se mettre le Barreau à dos », souligne-t-il.
Maître Shebbeare assure que le processus de démarrage n’est pas si intimidant. « Comme dans tout ce qu’on entreprend, on se lance une étape à la fois, on la raye de la liste, on passe à la prochaine et ainsi de suite. En faisant simplement tous ces petits pas un à un au fil du temps, on se retrouve du jour au lendemain assis dans notre cabinet bien établi. »
Aide-mémoire pour se lancer en solo
Questions à vous poser avant de vous lancer
☐ La pratique solo, est-ce pour moi? Suis-je prêt(e) à avoir et à exploiter ma propre entreprise?
☐ Quels domaines de droit me conviennent le mieux? Ces services sont-ils en demande?
☐ Combien coûtera le démarrage (budget de démarrage)?
☐ Quel sera mon budget de fonctionnement?
☐ Où vais-je travailler, surtout au début?
☐ Comment vais-je financer le démarrage et survivre jusqu’à l’arrivée des profits (économies, revenus de mon ou de ma partenaire, cohabitation avec la famille, autre emploi, etc.)
☐ Quel est mon avantage concurrentiel?
Généralités et image du cabinet
☐ Plan d’affaires (ou au moins une bonne idée du plan)
☐ Nom
☐ Informer le Barreau
☐ Constitution en personne morale (facultatif)
☐ Permis d’exploitation (au besoin)
Lieux, dossiers et technologies
☐ Lieux (domicile, bureau intégré, bureau partagé avec d’autres avocats, bureau complet)
☐ Mobilier (compris dans un bureau intégré)
☐ Numéro de téléphone
☐ Internet
☐ Nom de domaine Internet
☐ Courriel
☐ Télécopieur (facultatif)
☐ Système pour les dossiers papier et électroniques — envisager l’informatique en nuage
☐ Systèmes de gestion des conflits et de rappel
☐ Ordinateur, imprimante, numériseur et matériel de bureau de base
☐ Logiciel de gestion de cabinet d’avocats
☐ Autres logiciels (suite Office de Microsoft, Adobe Acrobat, etc.)
☐ Photocopieur, affranchisseuse (au besoin)
☐ Fournitures de bureau
Finances
☐ Comptable (à qui demander conseil)
☐ Compte bancaire et chèques
☐ Logiciel ou service comptable (PCLaw, ESILAW, Clio, etc.)
☐ Comptable
☐ Inscription à la TVH ou aux taxes applicables, le cas échéant
☐ Comptes de paie de l’ARC (au besoin)
☐ Budget (budget de démarrage et budget de fonctionnement mensuel et annuel)
☐ Services aux commerçants pour les cartes de crédit — envisager un portail en ligne
☐ Assurance — bureau
☐ Assurance complémentaire
☐ Assurance — assurance-soins médicaux, assurance-soins dentaires, assurance-invalidité et assurance contre les maladies graves
Soutien
☐ Répondeur ou système de messagerie vocale
☐ Services de secrétariat (peut être offert dans un bureau intégré, entrepreneurs, employés — beaucoup « à faire soi-même » au départ)
☐ Parajuriste (entrepreneur à distance, employé)
☐ Groupe de soutien professionnel composé d’autres avocats pour échanger quant aux difficultés rencontrées
☐ Mentor
Outils et services pratiques
☐ Dye & Durham, Juricert, etc. (selon le domaine de droit)
☐ Jurisprudence
☐ Bibliothèque (livres, services en ligne)
Marketing
☐ Plan marketing (ou au moins quelques tâches pour commencer)
☐ Coup de téléphone à l’ensemble de vos relations personnelles et relations d’affaires, y compris d’autres avocats pour les informer de votre lancement
☐ Préparation de votre argumentaire éclair
☐ Envoi d’un courriel à vos relations d’affaires
☐ Logo
☐ Cartes professionnelles
☐ Mise à jour de votre profil LinkedIn
☐ Mise à jour d’annuaires Web (tapez votre nom dans Google pour voir lesquels mettre à jour)
☐ En-tête (électronique ou papier)
☐ Site Web
☐ Séance photo professionnelle pour votre matériel de marketing
☐ Participation aux activités organisées par votre section locale du Barreau
☐ Lecture sur l’optimisation dans les moteurs de recherche
Administration et planification
☐ Manuel du cabinet (petit à petit, au fur et à mesure)
☐ Lecture attentive des règles du Barreau
☐ Planification de la relève en cas d’urgence
Consultez le document Getting Started : Opening your Law Office de Felicia Folk (en anglais seulement). Vous trouverez également en ligne plein d’information sur le démarrage d’un cabinet d’avocats, notamment sur les sites du Barreau de la Colombie-Britannique et du Barreau de l’Ontario.
