Les comptes débiteurs vous dépitent?
Se faire payer à temps : conseils aux cabinets d’avocat, en particulier les plus petits
Tous les avocats doivent être rémunérés; cela va de soi. Mais les petits cabinets et les juristes exerçant seuls ont parfois du mal à recouvrer leur dû. Contrairement aux grands cabinets, ils ne sont habituellement pas dotés d’un service de la comptabilité clients (et n’ont pas de personnel de recouvrement pour les comptes en souffrance).
« Se faire payer, voilà un problème important pour les cabinets d’avocats » soulève George Psiharis, directeur de l’exploitation à Clio, un fournisseur de logiciels infonuagiques de gestion juridique. Selon le plus récent rapport de l’entreprise sur les tendances dans le secteur juridique, c’est 14 % du montant des services facturables que le cabinet d’avocats moyen échoue à recouvrer. « La solution possible pour les cabinets d’avocats : s’équiper de meilleurs systèmes de suivi – autrement dit, de meilleurs outils pour récupérer leur dû », explique-t-il.
Pour éviter que les comptes débiteurs ne vous dépitent, essayez de suivre ces quelques règles de base.
Les avances d’honoraires, c’est gagnant
Dans les boutiques en ligne comme dans les magasins traditionnels, les consommateurs d’aujourd’hui payent leurs achats sur-le-champ. Les avocats, en revanche, fonctionnent souvent selon un mode de facturation à l’heure, et ne réclament paiement qu’une fois leurs services rendus. Cette pratique les rend vulnérables face aux clients mécontents qui refusent de payer.
« Quelqu’un m’a déjà dit que si tous les avocats demandaient une avance d’honoraires, ils n’auraient plus à craindre de ne pas être payés », affirme Lonny Balbi, directeur du Balbi & Company Legal Center, à Calgary.
Bien évidemment, le montant de l’avance ne doit être ni trop faible, ni trop important : il doit pouvoir couvrir raisonnablement les coûts de l’affaire sans pour autant faire fuir le client. Et si le client accepte en plus de faire des versements mensuels dont l’excédent serait transféré à son solde, voilà une protection de plus pour l’avocat. « Cette pratique allège le fardeau du client en l’étalant sur plusieurs mois », ajoute M. Balbi. « Cela dit, il est primordial pour maintenir sa confiance de lui fournir des renseignements détaillés sur tous les frais demandés. »
En l’absence de versements mensuels préalablement établis, l’avocat devrait tout de même exiger un renouvellement des provisions pour éviter que le client n’accumule une dette.
« En procédant ainsi, nous informons précisément les clients des frais imputés à leur compte, pour leur montrer qu’ils payent le juste prix », explique Allan Oziel, fondateur du cabinet Oziel Law, à Toronto. « C’est ce qui s’appelle gérer les attentes du client quant à ce qu’il obtient pour son argent ».
La tarification forfaitaire, oui, mais avec prudence
De plus en plus d’avocats offrent des services de base – comme la rédaction d’un testament simple – qu’ils facturent à un prix fixe avant d’entreprendre le mandat. Certains le font même sur le Web, et demandent à leurs clients de déposer les documents eux-mêmes pour s’alléger la tâche.
« En même temps, ces clients s’attendent à payer moins cher pour plus de services, et n’hésiteront pas à exprimer leur mécontentement tant en public qu’en privé, nuance M. Oziel. Donc si vous demandez à être payé d’entrée de jeu, assurez-vous que le client y verra son profit. »
Les modes de paiement électronique
Lorsque vient le temps de se faire payer, M. Oziel est flexible. Son cabinet accepte les cartes de crédit, les virements électroniques et même la cryptomonnaie : [traduction] « Communiquez avec nous si vous désirez payer en Bitcoin, en Ether ou avec une autre forme de cryptomonnaie », peut-on lire sur son site Web. Après tout, l’important c’est d’être payé!
Voilà une pratique qui convient à Jared Correia, fondateur et chef de la direction de Red Cave Law Firm Consulting, à Boston. « Lorsque vous permettez aux clients de payer par voie électronique, il se passe deux choses, dit-il. Premièrement, vous vous faites payer plus rapidement, grâce au côté pratique des paiements électroniques. Deuxièmement, la société qui traite le paiement devient le créditeur du client et prend le risque à votre place. »
Ce second point mérite d’être souligné. L’avocat qui reçoit un chèque sans provision doit lui-même tenter de récupérer le montant en souffrance. Par contre, avec les paiements par carte de crédit, le client a beau omettre de régler son compte, l’avocat recevra toujours l’argent.
On peut aussi ajouter aux avances d’honoraires les retraits préautorisés par carte de crédit et autres modes de paiement électronique; le petit pourcentage (déductible d’impôt) que prélèvent ces sociétés en vaut bien la peine. Pour les cabinets qui ne peuvent se doter d’un service de recouvrement ou des comptes débiteurs, cette méthode permet une réduction considérable du risque professionnel.
Et s’il y a des montants en souffrance?
Quoi qu’il en soit, il y aura toujours des cas où un petit cabinet ou un juriste exerçant seul consentira un crédit à un client qui, pourtant de longue date et sans histoire, décidera de ne pas payer son dû.
« Il est important de mettre en place des politiques de paiement en amont, avant même de constater des retards, insiste M. Correia. Il faut instaurer un processus permettant de gérer les paiements dès le premier jour, pour éviter de se laisser surprendre, après un certain temps, par une accumulation de comptes en souffrance. »
Voilà pourquoi vous devriez impérativement avoir l’œil sur vos comptes débiteurs chaque semaine. On peut à cette fin utiliser un logiciel de comptabilité d’entreprise de base comme QuickBooks, qui générera pour vous des rapports sur les factures impayées.
Lorsqu’il y a compte en souffrance, il est préférable de communiquer avec le client par courriel, puis de faire un suivi par téléphone quelques jours plus tard. Mais attention : il faut toujours se montrer attentionné et positif, et commencer par laisser au client le bénéfice du doute. On peut ensuite tenter de convenir avec lui de dispositions de paiement.
Voici une autre mise en garde : plus le client tarde à rembourser sa dette, plus la dette risque de ne jamais être acquittée. « Je souhaite bonne chance à quiconque espère recouvrer une créance de plus de 90 jours, lance M. Correia. Au-delà de ce délai, on est forcé de confier le dossier à une agence de recouvrement, qui touchera une partie du paiement si elle parvient à récupérer le montant. »
Pour conclure
En combinant diverses stratégies comme les avances sur honoraires, la tarification forfaitaire, les modes de paiement électronique et les pratiques flexibles de recouvrement, les petits cabinets et les juristes exerçant seuls devraient voir leur taux de recouvrement croître de façon constante.
