Où est passée votre journée?

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Courriels urgents, délais de prescription exigés par la loi, dates d’audience, réunions avec la clientèle et rédaction. Comme beaucoup de juristes, Heather MacDougall est confrontée à des dizaines de priorités concurrentes, ce qui rend la gestion du temps primordiale. Si une bonne mémoire et quelques papillons adhésifs permettent à un grand nombre d’étudiants et d’étudiantes de réussir leurs études de droit, cette approche ne suffit pas dans un dans un cabinet où le rythme est soutenu.

Heather MacDougall

« Les gens paient beaucoup d’argent pour nos services, et vous ne voulez pas donner l’impression de manquer de rigueur », soutient Me MacDougall, avocate spécialisée en contentieux des affaires civiles et en droit du travail chez Nelson, Watson LLP à Guelph, en Ontario. 

« Vous ne voulez pas que la clientèle ait l’impression que quelque chose a été fait à la hâte, sans toute l’attention et le soin nécessaires. »

À cela s’ajoute le stress personnel engendré par la perte de dossiers, la pression pour respecter les délais ou le retard dans la réponse à des courriels importants. 

« Vous payez un prix énorme en ce qui concerne votre tranquillité d’esprit et votre plaisir de vivre si vous ne mettez pas en place des systèmes efficaces », mentionne Paul Saunders, associé et responsable de la stratégie et de l’innovation chez Stewart McKelvey à Halifax.

Mettre en place des systèmes et prévoir des marges de manœuvre

Alors, comment faire pour ne pas perdre le fil? 

« La réponse à cette question ne commence pas par une application. Elle commence par la personne », explique Paula Price, ancienne avocate plaidante, qui dirige Uplevel Lawyer Coaching à Vancouver et anime le balado The Joyful Practice for Women Lawyers.

Certaines personnes ont besoin de repères visuels, comme des calendriers muraux et des listes de tâches sur papier. D’autres préfèrent les solutions entièrement numériques. Quelle que soit l’approche choisie, un système efficace permet d’assurer le suivi des dossiers, des tâches et des échéances afin que vous sachiez ce que vous devez faire et dans quels délais. 

Il est également important de consacrer suffisamment de temps à chaque tâche, y compris le temps nécessaire pour permettre à la clientèle, à vos collègues et aux parties adverses de répondre à vos demandes. Même si vous ne facturez pas à l’heure, le suivi de votre temps vous aide à estimer la durée d’un travail particulier et peut vous donner des indications surprenantes sur la façon dont vous passez votre journée.

Bien sûr, des urgences peuvent surgir à la dernière minute, votre ordinateur portable peut tomber en panne et la tâche que vous pensiez pouvoir accomplir en trois heures peut finalement vous prendre six heures. En prévoyant des périodes tampons dans votre calendrier, vous vous assurez que ces contretemps ne feront pas dérailler votre semaine. 

Gérer son niveau d’énergie et les distractions 

Pour tirer le meilleur parti de votre journée, pensez à gérer votre niveau d’énergie et votre temps. Par exemple, Me MacDougall réserve le travail de fond, comme la rédaction, pour la journée, lorsque son cerveau est plus alerte. Si elle sait qu’elle devra continuer à travailler une fois les enfants couchés, elle s’assure qu’il s’agit de tâches qui n’exigent pas qu’elle soit au sommet de sa forme, comme répondre à des courriels. 

Mme Price recommande de créer des routines pour le début de votre journée, la rédaction d’un argument et les réponses aux courriels. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de conserver votre précieuse matière grise pour d’autres tâches. Elle suggère également de diviser votre calendrier en blocs de temps, dont certains sont consacrés au travail sans interruption. 

Cela a changé la donne pour Me MacDougall. Récemment, elle a commencé à limiter les appels et les réunions avec la clientèle aux trois premiers jours de la semaine, réservant le jeudi et le vendredi au travail sur les dossiers. 

« Cela me place dans un état d’esprit complètement différent, dit-elle. Je peux mettre de la musique et me concentrer sur ce que j’ai à faire sans interruption. »

Pour limiter les interruptions des collègues tout au long de la journée, envisagez d’établir des « heures de bureau » au cours desquelles votre porte est ouverte. 

Établir les priorités et déléguer 

Il est facile de se laisser distraire par des choses qui ne font pas avancer votre travail, mais plus vous hiérarchisez vos tâches, moins vous passez votre temps à éteindre des feux. Me Saunders recommande de consacrer la majeure partie de son temps à des tâches importantes, mais non urgentes, afin de les traiter avant qu’elles ne deviennent urgentes.

Il est également essentiel de dire non, car le fait d’accepter des tâches alors que vous êtes déjà débordé compromettra la qualité de vos autres tâches. Lorsque vous ne pouvez pas dire non à une collègue plus haut placée ou un collègue plus haut placé ou à un client important, Me Saunders suggère de dire oui, mais sous certaines conditions. Oui, vous pouvez le faire si le délai n’est pas trop serré, si vous pouvez mettre d’autres projets en attente ou si vous pouvez déléguer une partie du travail.

Déléguer est également une compétence qu’il vaut la peine d’acquérir. Un grand nombre de juristes estiment qu’il est plus facile d’effectuer une tâche soi-même que de prendre du temps pour donner des instructions à quelqu’un et pour s’assurer ensuite que son travail est conforme aux normes. Considérez plutôt ce temps comme un investissement initial qui sera rentabilisé au fur et à mesure que les compétences de cette personne se développeront. La règle de base de Me Saunders est de déléguer une tâche lorsque quelqu’un peut la réaliser à 70 % aussi bien que vous. 

Une approche légèrement différente consiste à chercher des personnes qui complètent vos forces. 

« Si vous êtes très doué pour prendre l’initiative, mais moins pour planifier, vous gagnerez à faire équipe avec une personne qui excelle en planification », explique Mme Price. 

Viser le progrès, pas la perfection

Personne ne gère parfaitement son temps, alors cessez de vous en vouloir si vous avez du mal à le faire. 

« Une mauvaise gestion du temps n’est pas une faute morale », rappelle Mme Price. 

« Vous avez simplement besoin de meilleurs systèmes. » 

Paula Price

Qu’en est-il des personnes qui procrastinent? C’est aussi très humain, surtout lorsqu’il n’y a pas d’échéance urgente ou que le projet est vaste et intimidant. 

« Je tiens à mettre l’accent sur cet aspect pour l’ensemble des juristes qui éprouvent des difficultés en matière de fonction exécutive, y compris les juristes ayant un TDAH », avance Mme Price. 

Elle suggère de diviser les tâches pour les rendre moins intimidantes et de choisir une mesure à prendre pour faire avancer le dossier. 

Enfin, n’oubliez pas que, même avec les meilleurs systèmes de gestion du temps et de productivité, vous ne pouvez accomplir qu’une quantité limitée de travail au cours d’une journée. 

« La gestion efficace du temps est comme tout le reste : c’est une question de compromis », explique Me Saunders. 

« Vous ne pouvez pas tout optimiser tout le temps. »