Un lieu de travail différent

Tandis que la plupart des avocats et du personnel de soutien travaillent encore de la maison, les équipes de direction sont en train de planifier la réouverture des cabinets d’avocats. Mais à quoi ressemblera la vie au bureau à notre retour, et à plus long terme?

« L’heure est assurément au changement », affirme Mia Hempey, directrice générale chez Nelligan Law à Ottawa.

Bien que les cabinets d’avocats aient la réputation d’être très conventionnels, la pandémie a été une occasion pour eux d’introduire des changements importants dans leurs façons de faire. « C’est une période stimulante pour ceux et celles qui aiment créer et innover », ajoute-t-elle. « Il est hors de question de revenir en arrière. »

Avant de pouvoir commencer à mettre les changements en œuvre, elle attend la réaction des avocats, du personnel de soutien et des clients. En attendant, il y a trois domaines où elle s’attend à ce que les choses se passent différemment.

La sécurité au bureau

La pandémie a généré beaucoup de questions en matière de sécurité au travail, de sorte qu’il peut être difficile de s’entendre — même entre experts — sur la manière dont il convient de procéder. Pour rassurer les travailleurs, il faudra leur offrir davantage d’espace, des nettoyages plus fréquents et des politiques plus strictes sur les congés de maladie.

Pour se conformer aux règles en matière de distanciation sociale, les locaux devront être réaménagés et des panneaux de plexiglas installés dans les aires de réception. Selon la directrice générale, seules trois des six salles de conférence seront disponibles, la salle de dîner restera probablement fermée à court terme et ils accueilleront les avocats et le personnel de soutien avec une trousse de bienvenue comportant des masques et du désinfectant pour les mains. La direction du bâtiment oblige le port du masque dans l’ascenseur et limite le nombre de personnes pouvant emprunter l’ascenseur en même temps.

Selon Mia Hempey, l’environnement de travail sera plus personnalisé, ce qui laissera aux employés la liberté de travailler à partir de la maison ou du bureau. Même si les bureaux physiques continueront d’exister, elle prévoit que de nombreux cabinets auront probablement besoin d’une moins grande superficie.

« Les cabinets gagneront en efficacité et j’espère que cela nous rendra un peu plus agiles et nous permettra d’innover davantage. »

L’importance capitale accordée à la flexibilité

La pandémie a révélé que les cabinets sont en mesure de s’adapter rapidement à « des circonstances que les avocats n’auraient même pas pu imaginer il y a seulement trois ou quatre mois », souligne Dan Bokenfohr, associé en droit du travail et de l’emploi chez McLennan Ross à Edmonton. « La façon dont le cabinet est aménagé et celle dont nous fonctionnerons sont des éléments qui continueront d’évoluer. »

« Au bout du compte, la flexibilité est sans doute un atout pour la profession », ajoute-t-il. À long terme, il faudrait faire preuve d’une plus grande volonté de tenir compte des circonstances propres à chacun. Selon l’avocat, après avoir traversé une certaine période d’ajustement, « nous constaterons que nous avons progressé beaucoup plus rapidement que nous l’aurions fait normalement ».

Mia Hemper indique que son cabinet offrira beaucoup plus de flexibilité à l’ensemble du personnel.

« La possibilité de travailler à partir de la maison pour l’ensemble des membres du cabinet, sur une base inclusive et équitable, figure parmi les changements à venir. L’époque où le télétravail était interdit aux commis et aux adjoints est définitivement révolue. Ils ont prouvé qu’ils pouvaient le faire, et même très bien », dit-elle.

Il y a aussi un élément de rétention des talents à prendre en considération compte tenu du nombre élevé de jeunes femmes qui quittent la profession. Selon Mia Hempey, « une politique de télétravail plus rigoureuse permet d’offrir plus de flexibilité aux avocats et avocates à la tête de jeunes familles ».

Le bureau : un espace pour socialiser

En grande majorité, les avocats et avocates désirent retourner travailler au bureau, au moins une partie du temps. C’est ce que nous révèle un récent sondage mené aux États-Unis par le cabinet de conception et d’architecture Gensler (work-from-home survey [en anglais seulement]). Les rencontres et les contacts entre collègues figurent parmi les principales raisons pour lesquelles ils souhaitent y retourner.

« Nous constatons que seulement 12 % de la population générale désirent continuer le télétravail à temps plein », indique Matthew Kobylar, directeur de la conception au bureau de Toronto de Gensler. Les avocats sont encore moins nombreux. « Environ 10 % souhaitent réellement travailler de la maison à temps plein tandis que la grande majorité — 76 % — souhaite retourner au bureau. »

Cela n’est pas surprenant, puisque les cabinets juridiques offrent à leurs employés des espaces où être en contact entre eux et avec leurs clients. « Ce que nous percevons comme changement, c’est que les bureaux seront désormais utilisés par les cabinets juridiques davantage comme espaces dédiés à la culture, au réseautage et à la mise en commun de connaissances, plutôt que comme des espaces individuels réservés au travail », indique Matthew Kobylar.

Toujours selon le sondage Gensler, les gens s’attendent à retrouver un lieu de travail différent. L’adoption de politiques plus strictes sur l’obligation de rester chez soi en cas de maladie et l’offre de davantage de possibilités de travailler de la maison figurent parmi les enjeux les plus importants. Viennent ensuite les mesures de nettoyage et les autres moyens visant à se conformer aux règles de distanciation sociale.

De nombreux juristes ont jugé que leur productivité était accrue lorsqu’ils travaillaient de la maison. Selon Matthew Kobylar, cela est surtout vrai pour les générations plus âgées; il arrive souvent que les jeunes soient moins productifs et plus incertains quant à leur rôle. « Ils sont habitués à plus d’échanges et pourraient ne pas trouver réponse à toutes leurs questions. Il est également possible qu’ils ne se sentent pas à l’aise de demander de l’aide à leur patron virtuellement. »

Quoi qu’il en soit, pour de nombreux cabinets, « le fait d’avoir pu survivre en mode télétravail a été une révélation bien plus qu’une révolution », ajoute Matthew Kobylar. Selon lui, à l’avenir, les avocats et avocates feront davantage de travail individuel de la maison et se réuniront ensuite au bureau pour socialiser, réseauter, faire des séances de mentorat en personne et sentir qu’ils font partie de la communauté du cabinet.

Les cabinets commencent à se rendre compte qu’il n’est plus nécessaire d’occuper des locaux de 225 pieds carrés si un espace de 100 à 120 pieds carrés suffit pour répondre à leurs besoins. La question est : pourquoi ne pas repenser l’espace autrement?

La crise de la COVID-19 pourrait être le catalyseur dont on avait besoin pour amorcer un véritable changement dans le secteur juridique. Mia Hempey précise que la façon dont les questions d’espace et les politiques de RH évolueront est incertaine. Cependant, les cabinets qui prospéreront seront ceux qui sauront faire preuve d’agilité et de créativité et qui communiqueront ouvertement avec leurs employés et clients au sujet de leurs préférences.

« S’en tenir aux vieilles traditions et résister au changement est caractéristique des cabinets d’autrefois », affirme-t-elle. « C’est maintenant l’heure de s’adapter et de modifier notre modèle d’affaires, qui est dépassé. Les chefs de file de l’économie post-COVID seront ceux et celles qui auront vu la crise comme une occasion de changement systématique. »

Pour des ressources additionnelles sur la reprise des activités, consultez l’article Retour au bureau – pistes de réflexion pour les cabinets d’avocats.