À l’aide!

L’externalisation est loin d’être une stratégie nouvelle pour les cabinets juridiques. Cependant, pour ceux qui sont de petite taille et pour les juristes exerçant seuls, elle est devenue fondamentale pour leur survie. Cela n’a jamais été plus vrai que de nos jours alors que nous sommes en pleine récession et que les revenus sont en baisse, mais que les services juridiques sont recherchés malgré tout.

« L’externalisation, c’est tout simplement le fait de demander à quelqu’un qui ne travaille pas dans mon cabinet de m’aider à atteindre mes objectifs, qui sont de fournir un service personnalisé aux clients et de faire prospérer mon cabinet », dit Valentin Erikson, qui dirige le cabinet Erikson Law Firm à Ottawa. J’ai commencé à gagner vraiment beaucoup d’argent après avoir opté pour l’externalisation. »

Tout tourne autour de la décision portant sur ce que vous allez externaliser et du fait de trouver les fournisseurs de service adéquats.  

« Pour atteindre mes objectifs, je délègue les tâches non juridiques comme celles qui sont liées aux médias sociaux et à la commercialisation, aux services de TI et à la comptabilité », précise M^e Erikson. « Ces tâches sont essentielles à l’essor de mon cabinet, mais point n’est besoin d’avoir un diplôme en droit pour s’en acquitter. »

Allan Oziel, fondateur du cabinet Oziel Law à Toronto, affirme que « les dirigeants de petits cabinets devraient connaître leurs limites et envisager d’externaliser relativement rapidement les tâches ne relevant pas du droit. Cela leur permettra de centrer toute leur attention sur l’exploitation de leur entreprise et la prestation de services juridiques ». 

L’externalisation des fonctions non juridiques au profit de tiers permet aux petits cabinets d’adapter rapidement leur fonctionnement, dit Omar Ha-Redeye, directeur général de Durham Community Legal Clinic and Access to Justice Hub. 

Les dossiers ne sont pas tous de la même taille et leurs échéances varient. Certains procès peuvent nécessiter une grande quantité de ressources. Les cabinets peuvent constater des fluctuations saisonnières de leur charge de travail, comme c’est le cas pour le domaine immobilier. « [L’externalisation] peut aussi permettre à ces cabinets de mieux s’adapter face à des circonstances imprévues telles que celles causées par la pandémie de COVID-19 que nous avons constatées », poursuit M^e Ha-Redeye.

Même le travail juridique peut être externalisé

Il y a même des circonstances dans lesquelles l’externalisation des tâches juridiques va de soi, comme lorsqu’un procès monopolise toute l’attention des avocats. 

C’est dans ce genre de cas qu’un fournisseur de services extérieur comme Mick Hassell, juriste spécialisé en procès civils, peut vous aider. Ainsi, il se peut que vous ayez besoin de quatre à six semaines pour préparer un procès d’une durée de deux semaines. Le fait d’embaucher un tiers pour vous aider pendant cette période peut être providentiel.

« La plupart des cabinets d’avocats m’engagent dans le contexte de procès en raison de ma grande expérience dans ce domaine ou parce qu’ils sont trop occupés par d’autres procès », dit M^e Hassell. 

La recherche juridique et la rédaction de documents sont deux autres domaines dans lesquels une compagnie comme LexOutsource peut être précieuse pour les cabinets juridiques. La recherche juridique est un élément essentiel d’une victoire, mais qui nécessite un important investissement en fait de temps, selon Irshad Motala, fondateur et chef de la direction. « Quel juriste veut consacrer des heures à la recherche d’un précédent aussi difficile à trouver qu’une “aiguille dans une botte de foin” alors qu’il a déjà tellement de travail à faire? », dit M^e Motala. 

Mais pas la responsabilité

Lorsqu’ils délèguent des tâches à des tiers, les juristes ne doivent pas oublier qu’ils demeurent responsables de la qualité de tout ce qui est fait en leur nom. « Il est donc extrêmement important de veiller à ce que les fournisseurs de service extérieurs aient la même vision et conception du professionnalisme que vous », ajoute M^e Erikson.

Maître Oziel conseille aux cabinets d’avoir un processus normalisé pour réaliser les entrevues et les évaluations de la capacité des fournisseurs de service potentiels. Ils devraient en outre vérifier les recommandations et coucher les conditions par écrit. « Paradoxalement, j’ai constaté que les juristes sont souvent les derniers entrepreneurs à exiger que leurs fournisseurs de services extérieurs signent un contrat. C’est une erreur. À tout le moins, un contrat signé clarifie les modalités de la relation et expose les attentes. » 

Certaines parties de votre entreprise devraient être exclues de l’externalisation. Il s’agit plus particulièrement du « travail de base sur lequel est fondé le cabinet juridique », précise M^e Hassell.

« La plupart des cabinets spécialisés dans le contentieux sont organisés pour traiter les actes de procédure, les interrogatoires préalables et la médiation », dit-il. « Tout cela devrait être fait dans le cabinet puisque les marges de profit tendent à être plus importantes pour le travail essentiel effectué dans le cabinet. L’externalisation est plus logique pour les travaux qui ne tombent pas dans cette catégorie et qui peuvent être effectués plus efficacement par un autre cabinet. »

Le droit immobilier est l’un des domaines fondamentaux du travail du cabinet Erikson Law Firm; domaine essentiel à sa prospérité. M^e Erikson dit qu’il peut par lui-même examiner les recherches de titre et en parler avec ses clients avant d’attester de la conformité. « Je suis également la seule personne qui peut prodiguer des conseils au client au sujet de toute assurance, y compris l’assurance de titre », affirme-t-il. « Ce travail ne peut être externalisé à personne. »

Enfin, les experts conseillent également de ne pas externaliser les communications avec les clients afin de renforcer l’image de marque du cabinet dans l’esprit de ces derniers. « En règle générale, je suggère que la relation directe avec le client soit conservée au titre des priorités », dit M^e Ha-Redeye. « Cette tâche souligne la fonction de gestion de projet du cabinet qui a recours à l’externalisation pour garantir que les diverses pièces s’emboîtent parfaitement. »