L’automatisation des pratiques après la COVID

Bien que nous soyons nombreux à travailler à la maison ces derniers temps et à déprendre plus que jamais de la technologie, nul ne sait comment celle-ci façonnera l’avenir de la pratique du droit. Quoi qu’il en soit, la profession semble désormais faire preuve d’une grande ouverture d’esprit. Nous souhaitons profiter de cette occasion pour vous faire part de quelques idées sur la façon d’intégrer la technologie dans vos activités professionnelles.

Vous souhaitez gagner du temps et éviter de devoir jongler avec plusieurs applications? Essayez « If This Then That » (IFTTT, « Si ceci alors cela » en français).

Au cas où vous n’en auriez pas encore entendu parler, IFTTT est une plateforme qui permet à différentes applications de communiquer entre elles. Elle se révèle particulièrement efficace pour gérer les médias sociaux et l’actualité. Ainsi, les juristes peuvent se tenir informés des modifications législatives ou décisions importantes sans avoir à consacrer de nombreuses heures à effectuer des recherches pointues ou à classer leur boîte de réception.

Naturellement, les juristes ont le devoir d’utiliser la technologie de façon responsable et de ne pas exposer leurs clients à des risques. Il leur incombe donc de comprendre et d’adopter les pratiques exemplaires en matière d’intégration de la plateforme IFTT.

Par exemple, durant la COVID-19, nous sommes nombreux à avoir été inondés de courriels et de mises à jour provenant de multiples sources présentant les plus récents développements en droit et soulignant des éléments importants à considérer pour composer avec cette nouvelle réalité juridique. Cela dit, certaines sources partagent plutôt ces informations sur les médias sociaux avant de les publier au moyen d’autres supports officiels.

Par conséquent, en plus de gérer une avalanche de courriels, les juristes doivent rester à l’affût d’un bon nombre de comptes de médias sociaux s’ils veulent obtenir des renseignements en temps opportuns. Pour ce faire, ils peuvent utiliser IFTTT pour réunir toutes les informations liées à la COVID-19 provenant de leur boîte de réception et de leurs comptes de médias sociaux dans une seule feuille de calcul Google Sheets. Il devient ainsi possible d’examiner le tout de manière cohérente. Ils peuvent aussi se servir des fils RSS pour actualiser leurs feuilles de calcul; à chaque mise à jour RSS, plutôt que de recevoir un courriel, une ligne contenant les renseignements pertinents s’ajoutera.

Buvez désormais votre café tout en faisant défiler vos feuilles de calcul plutôt qu’en parcourant vos courriels.

Trier l’information de cette façon vous aidera à prioriser les messages de vos clients et de vos collègues et à consacrer votre boîte de réception uniquement à cette fin.

Évidemment, IFTTT ne se limite pas qu’à cet usage : on peut notamment y avoir recours pour programmer des rappels sur les délais de prescription ou documenter l’état ou l’exécution de diverses tâches, même lorsqu’on n’est pas à son bureau. Les utilisateurs d’iPhone peuvent aussi se fier à l’application de rappel pour configurer des tâches et les relier à leur calendrier.

Bien que les possibilités d’IFTTT pour simplifier le flux de travail sont infinies, il demeure essentiel de suivre un cadre de pratiques exemplaires.

Afin de préserver la confidentialité des clients et des renseignements privilégiés au moment de traverser une frontière, certaines pratiques exemplaires sont conformes aux conseils et techniques d’organismes reconnus, comme l’Association du Barreau canadien.

Voilà pourquoi il est recommandé de séparer l’utilisation de la technologie à des fins personnelles de celle qui relève de la pratique du droit. Il n’est pas nécessaire qu’elles soient complètement distinctes pour autant (vous n’avez pas forcément à posséder deux comptes de médias sociaux). Vous pouvez tout simplement créer une adresse courriel différente pour chaque usage que vous en faites (par exemple, une reliée aux médias sociaux, une réservée aux fins personnelles et une associée à la pratique du droit). Dans le même ordre d’idées, nous vous recommandons de créer une adresse courriel distincte pour recevoir les rappels et notifications du système IFTTT. Vous éviterez ainsi de submerger votre boîte de réception principale.

En bref, au moment de configurer IFTTT, les juristes devraient comprendre son fonctionnement et réfléchir à l’endroit le plus adapté pour regrouper les rappels et notifications afin d’éviter de perdre de vue leurs obligations envers leurs clients.

Les juristes devraient également comprendre comment IFTTT (ou toute autre plateforme) communique avec d’autres applications ou plateformes et s’y connecte. Autrement dit, connaître les modalités de confidentialité et d’échange des données que vous acceptez en utilisant cette technologie. Il s’agit simplement d’une bonne pratique de protection des renseignements personnels, puisque si vous acceptez d’échanger, par inadvertance, des données susceptibles de comporter des renseignements sur un client (dans la gestion des tâches IFTTT par exemple), il est le seul qui puisse valablement consentir à cet égard. Une plateforme qui envoie des notifications pourrait parfois nécessiter de stocker la totalité ou une partie des renseignements sur un client. Dans ce cas, pensez à inclure une clause dans vos mandats de représentation précisant où les renseignements du client sont susceptibles d’être stockés sous réserve de son consentement valable.

Les possibilités offertes par les outils d’automatisation comme IFTTT sont infinies pour les juristes. Comme pour toute technologie, la mise en œuvre doit cependant se faire de manière réfléchie, méthodologique et axée sur le client. Tant qu’ils y parviennent sans mettre en péril la confidentialité des communications avec le client ou le secret professionnel, les juristes n’ont pas à hésiter à utiliser la technologie pour travailler efficacement et avantager leur clientèle.